Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane  
w Miejskim Zarządzie Dróg w Bielsku - Białej, których wartość nie przekracza wyrażonej
w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

 

[Zakres stosowania]

§1

1.       Niniejszy Regulamin normuje udzielanie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane  
w Miejskim Zarządzie Dróg w Bielsku - Białej, których wartość nie przekracza wyrażonej
w złotych równowartości kwoty 30 000 euro i ma zastosowanie do zamówień  finansowanych ze środków publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych.

2.       Do zamówień o wartości, o której mowa w ust. 1 realizowanych w projektach współfinansowanych ze środków funduszy europejskich, stosuje się wytyczne właściwe dla programów operacyjnych i mechanizmów finansowych, w ramach których realizowane są te projekty.

3.       Regulaminu nie stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 3 000,00 zł.,
z zastrzeżeniem, iż zamówień takich należy udzielać w sposób racjonalny, gospodarny
i oszczędny.

[Definicje]

§2

1.       Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1)      kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg w Bielsku - Białej, zwanego dalej również „Dyrektorem”,

2)      komisji – należy przez to rozumieć zespół ludzi, powołany przez kierownika zamawiającego, którego zadaniem jest przeprowadzenie postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie,

3)      komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć dział, zespół lub samodzielne stanowiska, zatwierdzone w strukturze organizacyjnej zamawiającego,

4)      najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumieć ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów oceny odnoszących się do przedmiotu zamówienia, albo ofertę z najniższą ceną,

5)      postępowaniu – należy przez to rozumieć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego , przeprowadzone na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie,

6)      Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin,

7)      SWZ – należy przez to rozumieć specyfikację warunków zamówienia,

8)      udzieleniu zamówienia – należy przez to rozumieć zawarcie umowy, w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z procedurami zawartymi w niniejszym Regulaminie,

9)      ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych,

10)   szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia (wartości zamówienia) – należy przez to rozumieć wartość netto zamówienia, ustaloną przez zamawiającego,

11)   wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną, jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu, złożyła ofertę, bądź zawarła umowę,

12)   zamawiającym – należy przez to rozumieć Miejski Zarząd Dróg w Bielsku – Białej,

13)   zapytaniu ofertowym – należy przez to rozumieć pismo zamawiającego, informujące o wszczęciu postępowania, zapraszające wykonawców do opracowania i złożenia oferty na dany przedmiot zamówienia, w oznaczonym miejscu i terminie.

2.       Pozostałe terminy użyte w niniejszym Regulaminie należy interpretować zgodnie
z postanowieniami art. 2 ustawy oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

 

 

[Zasady ogólne udzielania zamówień]

§3

1.       Zamówień, do których odnosi się niniejszy Regulamin, należy dokonywać przy zachowaniu odpowiednich przepisów ustawy o finansach publicznych, w sposób celowy i oszczędny, gwarantujący terminową realizację zadań, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

2.       Postępowanie przygotowuje się i przeprowadza w sposób zapewniający zachowanie  uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości.

3.       Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność.

4.       Postępowanie jest jawne. Zamawiający nie udostępnia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, które informacje nie mogą być udostępniane. Wykonawca nie może zastrzec następujących informacji:

a)      nazwy (firmy),

b)      adresu,

c)       ceny,

d)      zakresu realizacji zamówienia,

e)      terminu wykonania zamówienia,

f)       okresu gwarancji, warunków serwisu w okresie gwarancyjnym,

g)      warunków płatności.

5.       Postępowanie prowadzi się w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej.

6.       Do czynności podejmowanych w postępowaniu przez zamawiającego i wykonawców stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli niniejszy Regulamin nie stanowi inaczej.

 

 

[Szacowanie wartości i opis przedmiotu zamówienia]

§4

1.       Wartość zamówienia należy ustalić zgodnie z przepisami art. 32-35 ustawy.

2.       Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania
i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji.

3.       Propozycję szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia oraz jego opis, po uzyskaniu akceptacji właściwego przełożonego, przedstawia kierownikowi zamawiającego, wraz
z wnioskiem, o którym mowa w § 8 ust. 1, pracownik merytoryczny komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za realizację zamówienia, którego dotyczy postępowanie.

 

 

[Procedury postępowania]

§5

1.       Procedurami (trybami) udzielania zamówień, o których mowa w niniejszym Regulaminie jest zapytanie ofertowe i negocjacje z jednym Wykonawcą. Propozycję procedury udzielenia zamówienia, składa pracownik merytorycznie odpowiedzialny za zamówienie we wniosku,
o którym mowa w § 8 ust. 1. Propozycja wraz z wnioskiem wymaga akceptacji kierownika zamawiającego.

2.       Procedurą udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, jest zapytanie ofertowe. Wszczęcie postępowania
w trybie zapytania ofertowego następuje poprzez skierowanie drogą elektroniczną
(w formie skanu pisma potwierdzonego niezwłocznie w formie pisemnej) lub w formie pisemnej do co najmniej trzech wykonawców świadczących w ramach prowadzonej działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane, będące przedmiotem zamówienia, zaproszenia do składania ofert. Treść zapytania musi zawierać co najmniej:

a)      nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego,

b)      opis przedmiotu zamówienia,

c)       termin wykonania zamówienia,

d)      kryteria oceny ofert,

e)      termin związania ofertą,

f)       opis sposobu przygotowywania ofert,

g)      istotne postanowienia umowne.

h)      miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,

i)        informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami oraz adres poczty elektronicznej i strony internetowej zamawiającego.

3.       W przypadku zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, lecz nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty
30 000 euro, zapytanie ofertowe - w formie ogłoszenia o zamówieniu - jest zamieszczane na stronie internetowej zamawiającego. W takim przypadku zamawiający może skierować do znanych sobie wykonawców zawiadomienie o wszczęciu postępowania, wskazując adres strony internetowej, na której zamieszczone jest zapytanie ofertowe.

4.       Dopuszczalne jest udzielenie zamówienia w trybie negocjacji z jednym Wykonawcą
w przypadku gdy:

a.       wartość zamówienia nie przekracza kwoty 20 000 zł.,

b.      zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,

c.       przedmiotem zamówienia są usługi, o których mowa w załączniku XIV do Dyrektywy 2014/24/UE,

d.      przedmiotem zamówienia są usługi doradztwa prawnego, inżynieryjno - budowlanego i ekonomiczno-finansowego,

e.      z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone przez jednego wykonawcę,

f.        z przyczyn ekonomicznych lub racjonalnych nie jest uzasadnione stosowanie trybu zapytania ofertowego.

5.       W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, w sytuacji gdy nie została powołana komisja, o której mowa w § 9 ust. 2, negocjacje prowadzi pracownik merytoryczny komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za realizację zamówienia.

6.       W przypadku zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, lecz nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro negocjacje prowadzi komisja, o której mowa w § 9 ust. 2.

7.       Dopuszcza się negocjowanie cen i pozostałych parametrów oferty z wykonawcami, którzy złożyli oferty. W takim przypadku negocjacje winny zostać przeprowadzone z każdym z tych wykonawców.

8.        Z negocjacji sporządza się protokół, który podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora. Wzór protokołu negocjacji stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

 

 

[Warunki udziału w postępowaniu]

§6

1.       Warunki udziału w postępowaniu określa komisja.

2.       O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:

a)      posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania (w szczególności koncesji, zezwolenia, licencji),

b)      posiadania niezbędnej do realizacji zamówienia wiedzy i doświadczenia,

c)       dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

d)      sytuacji ekonomicznej i finansowej.

3.       Warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności finansowej, niezbędnej wiedzy
i doświadczenia, zdolności technicznej oraz dysponowania osobami zdolnymi do realizacji zamówienia określa się w sposób zapewniający równe traktowanie wykonawców, adekwatny i proporcjonalny do przedmiotu zamówienia.

4.       W przypadku wymagania posiadania przez wykonawców świadectw oraz innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji zgodnie z polskim prawem, na równi traktuje się odpowiadające świadectwa oraz inne dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji uzyskanych w innych państwach członkowskich UE.

 

 

 

[Specyfikacja warunków zamówienia]

§7

1.       Zamawiający prowadzi postępowanie w oparciu o specyfikację warunków zamówienia (SWZ).

2.       Sporządzenie SWZ przy zamówieniach, których wartość przekracza wyrażoną
w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, jest obligatoryjne.

3.       Treść SWZ zamieszcza się na stronie internetowej zamawiającego wraz z zapytaniem ofertowym , o którym mowa w  § 5 ust.2.

4.       SWZ musi zawierać co najmniej:

a)      nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego,

b)      tryb udzielenia zamówienia,

c)       opis przedmiotu zamówienia,

d)      termin wykonania zamówienia,

e)      opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania,

f)       wykaz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału
w postępowaniu

g)      opis sposobu przygotowania ofert,

h)      miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,

i)        informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami oraz adres poczty elektronicznej i strony internetowej zamawiającego.

j)        termin związania ofertą,

k)      opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz
z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert w tych kryteriach,

l)        opis sposobu obliczenia ceny.

5.       SWZ może zawierać także:

a)      wymagania dotyczące wadium,

b)      wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

c)       istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zmawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach,

informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy,

d)      inne wymagania wynikające ze specyfiki zamówienia.

6.       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający odpowie na zadane pytania niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie po upływie terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.

7.       Treść zapytań wraz z odpowiedziami (wyjaśnieniami), bez ujawniana źródła zapytania, zamawiający zamieszcza na stronie internetowej, na której zamieszczono SWZ. W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro treść zapytań wraz z odpowiedziami (wyjaśnieniami) bez ujawniana źródła zapytania przekazuje się wykonawcom, do których skierowano zapytanie ofertowe.

8.       Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. Zmiana może wynikać z pytań zadanych przez Wykonawców, jak i z własnej inicjatywy Zamawiającego. Informację o dokonanej zmianie Zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie internetowej, na której zamieszczona została SWZ. Ust. 7 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.

9.       W przypadku dokonania wyjaśnienia lub zmiany treści SWZ termin składania ofert zostanie ustalony z uwzględnieniem czasu niezbędnego na wprowadzenie zmian. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosków o wyjaśnienie SWZ.

 

[Wszczęcie postępowania]

§8

 

1.       Podstawą wszczęcia procedury udzielenia zamówienia jest wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości  kwoty 14 000 euro/ którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, lecz nie przekracza wyrażonej
w złotych równowartości kwoty 30 000 euro *, na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, zwany dalej „wnioskiem”, sporządzony przez pracownika merytorycznego komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za realizację zamówienia. Wniosek winien zostać zaakceptowany przez właściwego przełożonego i zatwierdzony przez kierownika zamawiającego.

2.       We wniosku należy wskazać szacunkową wartość zamówienia (netto), ustaloną zgodnie
z dyspozycją § 4 ust. 1.

3.       Do wniosku należy dołączyć opis przedmiotu zamówienia, sporządzony zgodnie
z dyspozycją § 4 ust. 2.

4.       Wniosek, o którym mowa w ust. 1:

a)      pozostaje w komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację zamówienia
– w przypadku zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro,

b)      składany jest w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach zamówień publicznych – w przypadku zamówień, których wartość przekracza wyrażoną
w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, lecz nie przekracza wyrażonej
w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

5.       Wniosek winien zostać zaakceptowany przez Głównego Księgowego MZD najpóźniej w dniu dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej

 

[Prowadzenie postępowania]

§9

1.       Czynności oraz działania, związane z udzieleniem zamówień:

a)      których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, koordynuje oraz zabezpiecza pod względem organizacyjno – technicznym komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację zamówienia.

b)      których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, lecz nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. koordynuje oraz zabezpiecza pod względem organizacyjno – technicznym komórka organizacyjna właściwa w sprawach zamówień publicznych.

2.       Z zastrzeżeniem ust. 6, w celu przeprowadzenia postępowania kierownik zamawiającego powołuje komisję, składającą się z minimum trzech osób – w przypadku zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro lub minimum pięciu osób – w przypadku zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, lecz nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.  Komisja prowadzi postępowanie zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.

3.       W skład komisji, o której mowa w ust. 2, wchodzą w szczególności przewodniczący
i sekretarz będący również jej członkami.

4.       Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

a)      ustalenie planu pracy komisji (harmonogramu),

b)      wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń komisji,

c)       prowadzenie posiedzeń komisji,

d)      poinformowanie członków komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia niniejszego regulaminu,

e)      podział pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,

f)       nadzorowanie prawidłowego prowadzenia protokołu postępowania
o zamówienie publiczne,

g)      informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji
w toku postępowania o udzielenie zamówienie publicznego,

h)      nadzór nad przechowywaniem protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, w trakcie jego trwania

5.       Do obowiązków członka - sekretarza należy w szczególności:

a)        dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję,

b)        organizowanie - w uzgodnieniu z przewodniczącym - posiedzeń komisji,

c)         opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję,
w zakresie zleconym przez przewodniczącego,

d)        obsługa techniczno-organizacyjna i sekretarska komisji,

e)        prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego,

f)         piecza nad protokołem, ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, w trakcie jego trwania.

g)        prowadzenie protokołu postępowania i przedkładanie go do zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego.

6.       W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro powołanie komisji nie jest obowiązkowe. W takim przypadku, decyzję
o powołaniu komisji podejmuje kierownik zamawiającego.

7.       W przypadku niepowołania komisji, pieczę nad prowadzeniem dokumentacji postępowania, w tym w szczególności protokołu postępowania sprawuje pracownik komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia.

8.       Z posiedzeń komisji można sporządzać protokoły podlegające zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego, z zastrzeżeniem, iż w każdym prowadzonym postępowaniu, którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro obowiązkowe jest sporządzanie protokołów z wyboru oferty najkorzystniejszej.

9.       Członkowie komisji w każdym prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składają oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa
w art. 17 ust. 1 ustawy.

10.   Korespondencję z wykonawcami uczestniczącymi w postępowaniu można prowadzić drogą pocztową, faksem lub drogą elektroniczną. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest porozumiewanie się z Wykonawcami telefonicznie. Z przeprowadzenia rozmowy telefonicznej należy sporządzić notatkę służbową.

 

 

[Wybór oferty najkorzystniejszej]

§10

1.       Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje się po przeprowadzeniu postępowania
w trybie, określonym w niniejszym Regulaminie.

2.       Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta musi odpowiadać treści SWZ lub zapytania ofertowego.

3.       Termin składania ofert musi być określony z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie oferty.

4.       Wykonawcy składają oferty w terminie, miejscu i formie określonej przez zamawiającego,
w zapytaniu ofertowym.

5.       Przed upływem terminu do składania ofert wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę. Zamawiający niezwłocznie zwróci ofertę, która została złożona po terminie.

6.       Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania,
w tym samym dniu.

7.       Bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje się kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

8.       Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy), adresy wykonawców oraz informacje dotyczące ceny, bądź ceny i innych elementów stanowiących kryteria oceny ofert.
(z wyjątkiem sytuacji, gdy inne elementy stanowiące kryteria oceny ofert zostały ujęte
w formie opisowej).

9.       Badania i oceny ofert dokonuje się w sposób obiektywny, zgodnie z kryteriami określonymi
w SWZ lub zapytaniu ofertowym. Kryteriami oceny ofert są: cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

10.   W przypadku stwierdzenia braków formalnych badanej oferty zamawiający wezwie wykonawcę do ich uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że oferta
z innych przesłanek podlegałaby odrzuceniu.

11.   W przypadku niejasności bądź wątpliwości co do treści oferty zamawiający wzywa wykonawcę do ich wyjaśnienia w wyznaczonym przez siebie terminie.

12.   Zamawiający może zwrócić się do wykonawcy o przedstawienie czynników mających wpływ na wysokość ceny oferty w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

13.   Zamawiający poprawi w ofercie:

13.1       oczywiste omyłki pisarskie,

13.2       oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

14.   W przypadku, gdy zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w już złożonych ofertach.

15.   W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans cen i innych kryteriów oceny ofert, zmawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

16.   Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w SWZ.

17.   Wykonawca na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

18.   Odmowa wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 17, nie powoduje utraty wadium.

19.   Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Jeżeli przedłużenie terminu związania ofertą dokonywane jest po wyborze oferty najkorzystniejszej, obowiązek wniesienia nowego wadium lub jego przedłużenia dotyczy jedynie wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

20.   Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

21.   Informację o wyborze oferty najkorzystniejszej zamieszcza się niezwłocznie na stronie internetowej zamawiającego, na której zamieszona była informacja o wszczęciu postępowania oraz przesyła Wykonawcom, którzy złożyli oferty.
W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro informację o wyborze oferty najkorzystniejszej przesyła się Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

22.   Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania,
o których mowa w § 12.

23.   W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro nie jest obligatoryjne stosowanie postanowień ust. 6, 7, 8 (jest to uzależnione od specyfiki zamówienia).

 

 

[Odrzucenie oferty, wykluczenie wykonawcy]

§11

1.       Zamawiający odrzuci ofertę, której treść nie odpowiada SWZ, chyba że niezgodności nie są istotne i nie wpływają na ocenę oferty w zakresie kryteriów oceny ofert.

2.       Zamawiający odrzuci ofertę, której złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji
w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

3.       Zamawiający odrzuci ofertę, która została złożona przez wykonawcę wykluczonego
z udziału w postępowaniu.

4.       Zamawiający wykluczy wykonawcę niespełniającego warunków udziału
w postępowaniu.

5.       Zamawiający wykluczy wykonawcę, który nie złożył uzupełnień bądź wyjaśnień określonych
w § 10 ust. 10 i 11.

6.       Zamawiający wykluczy wykonawcę, który nie wniósł wadium, jeżeli żądał jego wniesienia.

[Unieważnienie postępowania]

§12

Zamawiający może unieważnić postępowanie, w szczególnosci jeżeli:

1)      nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,

2)      cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamierzono przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że można zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,

3)      wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonania zamówienia nie leży w interesie publicznym lub w interesie Zamawiającego,

4)      postępowanie obarczone jest wadą, uniemożliwiającą zawarcie umowy, której nie można usunąć,

5)      nie zostały przyznane środki z budżetu Unii Europejskiej lub z innych źródeł, które zamierzono przeznaczyć na realizację zamówienia,

6)      udzielenie zamówienia będzie niekorzystne dla Zamawiającego lub mogłoby narazić go na straty lub rodziłoby ryzyko nierzetelnego wykonania przez Wykonawcę.

 

 

[Zasady zawierania umów]

§13

1.       Do zawarcia i realizacji umów o zamówienie publiczne stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.

2.       Umowę sporządza się na piśmie, pod rygorem nieważności.

3.       W umowie należy uwzględnić wszelkie istotne okoliczności związane z realizacją zamówienia, takie jak: jego wartość, przedmiot, termin, sposób wykonania i odbioru, okres ewentualnej gwarancji i sposób realizacji usług serwisowych, zapłata wynagrodzenia, sposób rozliczeń
i terminy płatności oraz ewentualne kary umowne.

4.       Zakres świadczenia wykonawcy, wynikający z umowy, musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

 

 

 

[Dokumentowanie postępowania]

§14

1.       Z postępowania o udzielenie zamówień, których dotyczy niniejszy Regulamin, sporządza się pisemny protokół, na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

2.       Protokół musi zawierać w szczególności informacje dotyczące:

a)      określenia przedmiotu zamówienia,

b)      procedury udzielenia zamówienia,

c)       wykonawców, którzy złożyli oferty/z którymi przeprowadzono negocjacje,

d)      cen oraz innych istotnych elementów ofert,

e)      przeprowadzonej oceny ofert,

f)       wybranej oferty wraz z uzasadnieniem.

3.       Załącznikami do protokołu są w szczególności: specyfikacja warunków zamówienia, oferty, bądź kopie oferty złożonych w postępowaniu przez wykonawców, zapytania ofertowe, zaproszenia do złożenia oferty, protokoły z posiedzeń komisji, pisma dotyczące wyjaśnień bądź uzupełnień ofert oraz umowa.

4.       Protokół postępowania zatwierdza kierownik zamawiającego.

5.       Protokół wraz z załącznikami przechowuje się przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.